W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest co do zasady obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy. Świadectwo pracy jest zatem dokumentem wydawanym pracownikowi przez pracodawcę w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy o pracę. Ten obowiązek dotyczy przy tym każdego rodzaju umowy o pracę (umowy na czas nieokreślony, określony i na okres próbny) i ma charakter bezwzględny. Pracownik nie musi bowiem występować z wnioskiem o jego wydanie do pracodawcy, gdyż sam fakt zakończenia stosunku pracy powoduje obowiązek wydania świadectwa pracy przez pracodawcę (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 lutego 1976 r., I PR 1/76, LEX nr 14299). Jednocześnie należy podkreślić, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą, np. z tytułu zwrotu telefonu lub samochodu służbowego, a niewydanie w terminie świadectwa pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika.
Należy przy tym zauważyć, że świadectwo pracy nie jest oświadczeniem woli (nie zawiera oświadczeń woli), lecz jest jedynie oświadczeniem wiedzy. W związku z tym może zdarzyć się, że jego treść nie będzie właściwa, tj. nie będzie odzwierciedlać rzeczywistego stanu faktycznego z dnia jego wydania, np. na skutek błędu w jego treści. W takim wypadku możliwe jest sprostowanie świadectwa pracy, które może polegać na usunięciu pewnych informacji w nim zawartych, ale także na ich zmianie lub uzupełnieniu.
Zasady prostowania świadectwa pracy są uregulowane w przepisach prawa pracy. Zgodnie z tymi przepisami pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy, przy czym w przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy, żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosi się do sądu pracy. Należy przy tym wyjaśnić, że sprostowanie świadectwa pracy może nastąpić także z inicjatywy samego pracodawcy (tj. bez wniosku pracownika), jeżeli sam zauważy on niezgodności w treści świadectwa pracy i zdecyduje o ich sprostowaniu. W tym przypadku pracodawca powinien poinformować pracownika o wykrytych błędach i wydać mu poprawione świadectwo pracy.
Poza tym należy zauważyć, że w obecnym stanie prawnym niewystąpienie przez pracownika do pracodawcy w przewidzianym terminie z wnioskiem o sprostowania świadectwa lub niezaskarżenie w terminie odmowy jego sprostowania nie są przeszkodą do późniejszego wytoczenia powództwa o sprostowanie świadectwa pracy. Na podstawie art. 971 § 3 i 4 Kodeksu pracy pracownik może bowiem wystąpić do sądu z żądaniem sprostowania świadectwa w każdym czasie, pod warunkiem, że nastąpi to przed upływem terminu przedawnienia. Inaczej mówiąc, zachowanie przez pracownika wyżej opisywanego trybu postępowania reklamacyjnego (przewidzianego w art. 97 § 21 Kodeksu pracy), nie ma co do zasady wpływu na dopuszczalność wytoczenia przez pracownika powództwa mającego na celu sprostowanie świadectwa pracy.
Należy także wskazać, że pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Odszkodowanie z tego tytułu przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni.