Zgodnie z art 924 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (t.j. Dz.U.2020.1740; dalej k.c.) „Spadek otwiera się z chwilą śmierci spadkodawcy.” Art 925 k.c. stanowi zaś, że „Spadkobierca nabywa spadek z chwilą otwarcia spadku”, a art. 926 § 1 k.c. „Powołanie do spadku wynika z ustawy albo z testamentu”.
Stwierdzenie nabycia spadku oraz notarialne poświadczenie dziedziczenia służy ustaleniu kręgu osób uprawnionych do dziedziczenia, tego w jakie części spadkobiercy dziedziczą i na jakiej podstawie.
W przedmiocie stwierdzenia nabycia spadku orzeka postanowieniem Sąd spadku, zaś poświadczenia dziedziczenia dokonuje Notariusz, sporządzając akt poświadczenia dziedziczenia (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 650/2012 z dnia 4 lipca 2012 r. w sprawie jurysdykcji, prawa właściwego, uznawania i wykonywania orzeczeń, przyjmowania i wykonywania dokumentów urzędowych dotyczących dziedziczenia oraz w sprawie ustanowienia europejskiego poświadczenia spadkowego reguluje kwestie związane z europejskim poświadczeniem spadkowym, które wywołuje podobne skutki, jak stwierdzenie nabycia spadku i notarialne poświadczenie dziedziczenia).
Spadkobiercy mogą dokonać wyboru co do trybu uzyskania dokumentu poświadczającego dziedziczenie (sądowy czy notarialny). Pomiędzy postanowieniem stwierdzającym nabycie spadku a notarialnym poświadczeniem dziedziczenia nie zachodzi różnica jakościowa.
W postępowaniu o stwierdzenia nabycia spadku orzeka Sąd spadku. Zgodnie z art 628 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks Postępowania Cywilnego ( Dz.U.2020.1575 t.j. dalej w znaczeniu k.p.c.) „sądem spadku, jest sąd ostatniego miejsca zwykłego pobytu spadkodawcy, a jeżeli jego miejsca zwykłego pobytu w Polsce nie da się ustalić, sąd miejsca, w którym znajduje się majątek spadkowy lub jego część (sąd spadku)”. W braku powyższych podstaw Sądem spadku jest Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy. Postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku toczy się w trybie nieprocesowym. Złożenie wniosku o stwierdzenie nabycia spadku nie jest ograniczone terminem (ani początkowym, ani końcowym). Jeżeli jednak od chwili otwarcia spadku nie upłynęło jeszcze 6 miesięcy, warunkiem wydania orzeczenia będzie złożenie oświadczeń o przyjęciu lub odrzuceniu spadku przez wszystkich spadkobierców. Postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku może być wszczęte tylko na wniosek osoby zainteresowanej, czyli takiej, która ma interes prawny (art 1025 § 1 k.c.). Do wniosku należy załączyć dokumenty: akt zgonu spadkodawcy oraz akty urodzenia spadkobierców. W przypadku kobiet należy dołączyć też akty małżeństwa (oczywiście, o ile małżeństwa zostały zawarte). Jeżeli spadkodawca sporządził testament, niezbędne jest również przedłożenia Sądowi jego oryginału. Wraz z wnioskiem o stwierdzenie nabycia spadku należy złożyć tyle jego odpisów ilu jest uczestników postępowania. Sąd spadku wydaje postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku po przeprowadzeniu rozprawy, na którą wzywa wnioskodawcę oraz osoby mogące wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi ( art 669 k.p.c.). Ponadto wnioskodawca zobowiązany jest uiścić opłatę sądową od wniosku ( obecnie w wysokości 100,00 złotych) i opłatę za wpis do Rejestru Spadkowego ( obecnie w wysokości 5,00 złotych). Sąd spadku wydaje postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, w którym wymienia spadkodawcę oraz wszystkich spadkobierców, którym spadek przypadł, jak również wysokość ich udziałów. W postanowieniu tym Sąd stwierdza także nabycie przedmiotu zapisu windykacyjnego, wymieniając osobę, dla której spadkodawca uczynił zapis windykacyjny, oraz przedmiot tego zapisu. Po uprawomocnieniu się postanowienia stwierdzającego nabycie spadku, Sąd niezwłocznie je wpisuje, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, do Rejestru Spadkowego. Rejestr spadkowy jest prowadzony elektronicznie przez Krajową Radę Notarialną, która udostępnia dane o zarejestrowanych w nim aktach poświadczenia dziedziczenia oraz postanowieniach stwierdzających nabycie spadku.
Notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia ustawowego lub testamentowego z wyłączeniem testamentów szczególnych [testament ustny, testament podróżny, testament wojskowy] ( art 95 a ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie Dz. U. 1991 Nr 22 poz. 91 ze zm.; dalej w znaczeniu PrNot). Czynnością poprzedzającą wydanie aktu poświadczenia dziedziczenia, jest zgodnie z art 95 b PrNot sporządzenie przez notariusza protokołu dziedziczenia przy udziale wszystkich osób zainteresowanych. Osobami zainteresowanymi są osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi, a także osoby, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne ( art 95aa PrNot). W protokole dziedziczenia Notariusz zamieszcza w szczególności ( art 95 c § 2 PrNot): „1)zgodne żądanie poświadczenia dziedziczenia złożone przez osoby biorące udział w spisywaniu protokołu; 2)oświadczenia o istnieniu lub nieistnieniu osób, które wyłączałyby znanych spadkobierców od dziedziczenia lub dziedziczyłyby wraz z nimi; 3)oświadczenia o znanych testamentach spadkodawcy lub braku takich testamentów; 4)oświadczenia, że w odniesieniu do spadku nie zostało uprzednio wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku i nie toczy się postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku ani nie został sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia; 5)oświadczenia, czy w skład spadku wchodzi gospodarstwo rolne oraz który spośród spadkobierców powołanych do spadku z ustawy odpowiada warunkom przewidzianym do dziedziczenia gospodarstwa rolnego; 6)oświadczenia o obywatelstwie i miejscu zwykłego pobytu spadkodawcy w chwili śmierci; 7)oświadczenia, czy były składane oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku lub zapisu windykacyjnego, czy zostało wydane orzeczenie dotyczące niegodności spadkobiercy lub osoby, na której rzecz został uczyniony zapis windykacyjny, oraz czy były zawierane umowy z przyszłym spadkodawcą w przedmiocie zrzeczenia się dziedziczenia po nim; 8)wzmiankę o pouczeniu przez notariusza o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń; 9)oświadczenie odbierane w toku czynności o tym, czy w skład spadku wchodzą własność lub wieczyste użytkowanie nieruchomości położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub udziały, akcje lub ogół praw i obowiązków w spółce handlowej będącej właścicielem lub wieczystym użytkownikiem nieruchomości położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, o ile nie zostało ono już złożone w toku wcześniejszych czynności – jeżeli w kręgu osób zainteresowanych znajduje się cudzoziemiec w rozumieniu art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców; 10)oświadczenie, czy w skład spadku wchodzi przedsiębiorstwo w spadku objęte zarządem sukcesyjnym”.
W przypadku, gdy od dnia otwarcia spadku nie upłynęło 6 miesięcy, w protokole dziedziczenia Notariusz zamieszcza oświadczenia spadkobierców o prostym przyjęciu spadku lub przyjęciu spadku z dobrodziejstwem inwentarza albo o odrzuceniu spadku, chyba że oświadczenia tej treści zostały już przez spadkobierców uprzednio złożone ( art 95c § 3 PrNot). Przepisy te stosuje się także do oświadczeń osób, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne. Po spisaniu protokołu dziedziczenia Notariusz sporządza stosownie do art 95 e PrNot) akt poświadczenia dziedziczenia, który zawiera: „1) dzień, miesiąc i rok oraz miejsce sporządzenia aktu; 2) imię, nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza, a jeżeli akt sporządziła osoba wyznaczona do zastępstwa notariusza lub upoważniona do dokonywania czynności notarialnych – nadto imię i nazwisko tej osoby; 3) imię i nazwisko spadkodawcy, imiona jego rodziców oraz jego numer PESEL; 4) datę i miejsce zgonu albo znalezienia zwłok spadkodawcy oraz jego miejsce zwykłego pobytu w chwili śmierci; 5) wskazanie spadkobierców, którym spadek przypadł – imiona, nazwiska i imiona rodziców oraz datę i miejsce urodzenia osób fizycznych, a w przypadku osób prawnych – nazwę i siedzibę; 6) tytuł powołania do spadku i wysokość udziałów w spadku, a w razie dziedziczenia testamentowego – określenie formy testamentu; 7) wskazanie spadkobierców dziedziczących gospodarstwo rolne podlegające dziedziczeniu z ustawy oraz ich udziały w nim; 7a) wskazanie osób, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, oraz przedmiotów tych zapisów, chyba że osoby te nie chcą lub nie mogą być zapisobiercami albo zapisy windykacyjne okazały się bezskuteczne; 8) powołanie protokołu otwarcia i ogłoszenia testamentu; 10) podpis notariusza; 11) adnotację o dokonaniu rejestracji zgodnie z art. 95i”. Notariusz niezwłocznie po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia dokonuje jego wpisu do Rejestru Spadkowego ( art 95 h § 1 PrNot).
