Koszty procesu maja czasami donośne znaczenie w kontekście decyzji o wszczęciu postępowania. Niekiedy groźba poniesienia tych kosztów, albo konieczność ich poniesienia potrafi skutecznie odstraszyć stronę inicjującą. Stąd ważne aby posiadać wiedzę w zakresie grożących stronie konsekwencji finansowych związanych z procesem.
Strona przegrywająca sprawę obowiązana jest zwrócić przeciwnikowi na jego żądanie koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony. Zasługuje na podkreślenie, iż Sąd zasądza na rzecz określonej strony koszty postępowania na jej wniosek w tym zakresie, więc jeżeli wniosek nie zostanie złożony to sąd nie zasądzi zwrotu kosztów.
Od kwoty zasądzonej tytułem zwrotu kosztów procesu należą się odsetki, w wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w spełnieniu świadczenia pieniężnego, za czas od dnia uprawomocnienia się orzeczenia, którym je zasądzono, do dnia zapłaty. Jeżeli orzeczenie to jest prawomocne z chwilą wydania, odsetki należą się za czas po upływie tygodnia od dnia jego ogłoszenia do dnia zapłaty, a jeżeli orzeczenie takie podlega doręczeniu z urzędu - za czas po upływie tygodnia od dnia jego doręczenia zobowiązanemu do dnia zapłaty. O obowiązku zapłaty odsetek sąd orzeka z urzędu.
W szczególnie uzasadnionym przypadku, na wniosek strony, która w toku procesu poniosła szczególnie wysoki wydatek podlegający zwrotowi, sąd może przyznać jej odsetki ustawowe za opóźnienie od kwoty równej temu wydatkowi za czas od dnia jego poniesienia przez stronę do dnia zapłaty.
Koszty procesu są zróżnicowane w zależności od tego czy strona działa osobiście przy przez pełnomocnika. Należy tę okoliczność uwzględnić rozważając sytuacje procesową, gdyż kształtuje się ona znacząco odmiennie.
Do niezbędnych kosztów procesu prowadzonego przez stronę osobiście lub przez pełnomocnika, który nie jest adwokatem, radcą prawnym lub rzecznikiem patentowym, zalicza się poniesione przez nią
- koszty sądowe,
- koszty przejazdów do sądu strony lub jej pełnomocnika,
równowartość zarobku utraconego wskutek stawiennictwa w sądzie. Równowartość utraconego zarobku nie może przekraczać wynagrodzenia jednego adwokata wykonującego zawód w siedzibie sądu prowadzącego postępowanie.
Do niezbędnych kosztów procesu strony reprezentowanej przez adwokata zalicza się wynagrodzenie, jednak nie wyższe niż stawki opłat określone w odrębnych przepisach i wydatki jednego adwokata, koszty sądowe oraz koszty nakazanego przez sąd osobistego stawiennictwa strony.
Wysokość kosztów sądowych, zasady zwrotu utraconego zarobku lub dochodu oraz kosztów stawiennictwa strony w sądzie, a także wynagrodzenie adwokata, radcy prawnego i rzecznika patentowego regulują odrębne przepisy.
Przykładowo stawki minimalne wynoszą przy wartości przedmiotu sprawy:
1) do 500 zł - 90 zł;
2) powyżej 500 zł do 1500 zł - 270 zł;
3) powyżej 1500 zł do 5000 zł - 900 zł;
4) powyżej 5000 zł do 10 000 zł - 1800 zł;
5) powyżej 10 000 zł do 50 000 zł - 3600 zł;
6) powyżej 50 000 zł do 200 000 zł - 5400 zł;
7) powyżej 200 000 zł do 2 000 000 zł - 10 800 zł;
8) powyżej 2 000 000 zł do 5 000 000 zł - 15 000 zł;
9) powyżej 5 000 000 zł - 25 000 zł.
Natomiast w sprawach rozpoznawanych w postępowaniu upominawczym, elektronicznym postępowaniu upominawczym, postępowaniu nakazowym oraz europejskim postępowaniu nakazowym stawki minimalne wynoszą przy wartości przedmiotu sprawy:
1) do 500 zł - 60 zł;
2) powyżej 500 zł do 1500 zł - 180 zł;
3) powyżej 1500 zł do 5000 zł - 600 zł;
4) powyżej 5000 zł do 10 000 zł - 1200 zł;
5) powyżej 10 000 zł do 50 000 zł - 2400 zł;
6) powyżej 50 000 zł do 200 000 zł - 3600 zł;
7) powyżej 200 000 zł - 7200 zł.
W przypadku skutecznego wniesienia sprzeciwu lub zarzutów opłatę ustala się na zasadach ogólnych.
W dobie rozwijającej się mediacji należy wskazać, że do niezbędnych kosztów procesu zalicza się koszty mediacji prowadzonej na skutek skierowania przez sąd, jednak w kwocie nie wyższej niż suma przysługującego mediatorowi wynagrodzenia i wydatków podlegających zwrotowi związanych z prowadzeniem mediacji.
W sprawach o prawa majątkowe wynagrodzenie mediatora wynosi 1% wartości przedmiotu sporu, jednak nie mniej niż 150 złotych i nie więcej niż 2000 złotych za całość postępowania mediacyjnego. W sprawach o prawa majątkowe, w których wartości przedmiotu sporu nie da się ustalić, oraz w sprawach o prawa niemajątkowe wynagrodzenie mediatora za prowadzenie postępowania mediacyjnego wynosi za pierwsze posiedzenie 150 złotych, a za każde kolejne - 100 złotych, łącznie nie więcej niż 450 złotych. Zwrotowi podlegają udokumentowane i niezbędne wydatki mediatora poniesione w związku z przeprowadzeniem mediacji na pokrycie kosztów:
1) przejazdów - w wysokości i na warunkach określonych w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej;
2) wynajmu pomieszczenia niezbędnego do przeprowadzenia posiedzenia mediacyjnego, w wysokości nieprzekraczającej 70 złotych za jedno posiedzenie;
3) korespondencji, w wysokości nieprzekraczającej 30 złotych.
W razie nieprzystąpienia stron do mediacji, mediatorowi przysługuje zwrot poniesionych wydatków w wysokości nieprzekraczającej 70 złotych.
Wynagrodzenie mediatora, będącego podatnikiem zobowiązanym do rozliczenia podatku od towarów i usług zasadniczo podwyższa się o obowiązującą stawkę podatku od towarów i usług przewidzianą dla tego rodzaju czynności w przepisach o podatku od towarów i usług.
W związku z powyższym należy stwierdzić, że koszty mediacji są stosunkowo niskie w relacji do kosztów postępowania sądowego. Oczywiście w/w koszty mediacji dotyczą kosztów mediacji sądowej, gdyż w mediacji prowadzonej na podstawie umowy stron poza postępowaniem sądowym koszty mediacji podlegają umownemu ustaleniu.
W razie częściowego tylko uwzględnienia żądań koszty będą wzajemnie zniesione lub stosunkowo rozdzielone. Sąd może jednak włożyć na jedną ze stron obowiązek zwrotu wszystkich kosztów, jeżeli jej przeciwnik uległ tylko co do nieznacznej części swego żądania albo gdy określenie należnej mu sumy zależało od wzajemnego obrachunku lub oceny sądu.
Zwrot kosztów należy się pozwanemu pomimo uwzględnienia powództwa, jeżeli nie dał powodu do wytoczenia sprawy i uznał przy pierwszej czynności procesowej żądanie pozwu. Jest to instytucja premiująca właściwe zachowanie pozwanego, który kosztem nieprawidłowego postępowania powoda został zmuszony do udziału w procesie. W tej sprawie zajął stanowisko Sąd Okręgowy w Olsztynie w wyroku z dnia 10 kwietnia 2019 r., I C 94/19
Przepis art. 101 k.p.c. ma służyć temu, by zapobiegać zbędnemu wytaczaniu powództwa w sytuacjach, kiedy to ewentualne wezwanie przedsądowe może doprowadzić do dobrowolnego spełnienia świadczenia i tym samym bezprzedmiotowości wszczynania procesu.
W wypadkach szczególnie uzasadnionych sąd może zasądzić od strony przegrywającej tylko część kosztów albo nie obciążać jej w ogóle kosztami. Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z dnia 17 listopada 2022 r., I ACa 1192/22, wskazał
Podstawę do zastosowania art. 102 k.p.c. stanowią konkretne okoliczności danej sprawy, przekonujące o tym, że w danym przypadku obciążenie strony przegrywającej kosztami procesu na rzecz przeciwnika byłoby rażąco niezgodne z zasadami słuszności, niesprawiedliwe. Przy ocenie przesłanek z omawianego przepisu należy przede wszystkim wziąć pod uwagę fakty związane z samym przebiegiem procesu, tj. podstawę oddalenia żądania, szczególną zawiłość lub precedensowy charakter sprawy, a ponadto sposób prowadzenia procesu przez stronę przegrywającą albo niesumienne lub oczywiście niewłaściwe postępowanie strony wygrywającej, która w ten sposób wywołała proces i koszty połączone z jego prowadzeniem.
Kolejno niezależnie od wyniku sprawy sąd może włożyć na stronę lub interwenienta obowiązek zwrotu kosztów, wywołanych ich niesumiennym lub oczywiście niewłaściwym postępowaniem. Dotyczy to zwłaszcza kosztów powstałych wskutek uchylenia się od wyjaśnień lub złożenia wyjaśnień niezgodnych z prawdą, zatajenia lub opóźnionego powołania dowodów, a także oczywiście nieuzasadnionej odmowy poddania się mediacji.
Jeżeli strona:
1) pomimo wezwania do osobistego stawiennictwa nie stawiła się w celu udziału w czynności sądu i nie usprawiedliwiła swego niestawiennictwa,
2) w toku postępowania bez usprawiedliwienia nie stawiła się na posiedzenie mediacyjne pomimo wcześniejszego wyrażenia zgody na mediację
- sąd może, niezależnie od wyniku sprawy, włożyć na tę stronę obowiązek zwrotu kosztów w części wyższej, niż nakazywałby to wynik sprawy, a nawet zwrotu kosztów w całości.
Koszty procesu, w którym zawarto ugodę, znosi się wzajemnie, jeżeli strony nie postanowiły inaczej.
Koszty mediacji prowadzonej na skutek skierowania przez sąd i zakończonej ugodą znosi się wzajemnie, jeżeli strony nie postanowiły inaczej.
Roszczenie o zwrot kosztów wygasa, jeśli strona najpóźniej przed zamknięciem rozprawy bezpośrednio poprzedzającej wydanie orzeczenia nie złoży sądowi spisu kosztów albo nie zgłosi wniosku o przyznanie kosztów według norm przepisanych. Jednakże o kosztach należnych stronie działającej bez adwokata, radcy prawnego lub rzecznika patentowego sąd orzeka z urzędu.
Orzekając o wysokości przyznanych stronie kosztów procesu, sąd bierze pod uwagę celowość poniesionych kosztów oraz niezbędność ich poniesienia z uwagi na charakter sprawy. Przy ustalaniu wysokości kosztów poniesionych przez stronę reprezentowaną przez pełnomocnika będącego adwokatem, radcą prawnym lub rzecznikiem patentowym, sąd bierze pod uwagę niezbędny nakład pracy pełnomocnika oraz czynności podjęte przez niego w sprawie, w tym czynności podjęte w celu polubownego rozwiązania sporu, również przed wniesieniem pozwu, a także charakter sprawy i wkład pełnomocnika w przyczynienie się do jej wyjaśnienia i rozstrzygnięcia.
Należy dodać, że Sąd może zasądzić od świadka, biegłego, pełnomocnika lub przedstawiciela ustawowego - po ich wysłuchaniu - zwrot kosztów wywołanych ich rażącą winą.
