Niektóre kancelarie zatrudniają też osoby, które nie posiadają własnej kancelarii notarialnej, ale zdobyły już kwalifikacje do jej prowadzenia. Osoby te są uprawnione do sporządzania wszystkich czynności notarialnych, których można dokonać w kancelarii notarialnej, jednak korzystają ze swoich kompetencji wyłącznie w zastępstwie notariusza prowadzącego daną kancelarię. Potrzeba zastępowania notariusza przez inną osobę uprawnioną może wynikać z różnych okoliczności uniemożliwiających notariuszowi pełnienie swoich obowiązków w jego kancelarii (np. urlopowych, zdrowotnych, wyjazdów służbowych). Jeżeli nie wyznaczy on na ten czas zastępcy w osobie notariusza-wspólnika (w przypadku kancelarii prowadzonej w formie spółki), powinien ustanowić swoim zastępcą zastępcę notarialnego zatrudnionego w jego kancelarii. Jeżeli notariusz nie zatrudnia w swojej kancelarii zastępcy, powinien wyznaczyć zastępstwo spośród niezatrudnionych w jego kancelarii zastępców notarialnych z wykazu właściwej izby notarialnej (por. art. 21 § 1 pr.not.).

Zastępcą notarialnym jest osoba, która po odbyciu aplikacji notarialnej uzyskała pozytywny wynik z egzaminu notarialnego i złożyła ślubowanie, ale tymczasowo rezygnuje z otwarcia swojej kancelarii i ogranicza się do współpracy z notariuszem prowadzącym kancelarię (por. art. 76 § 1 oraz art. 10 i art. 11 pr.not). Uprawnienia zastępcy notarialnego potwierdza zaświadczenie o uzyskaniu statusu zastępcy notarialnego wydawane przez Ministra Sprawiedliwości (por. art. 76 § 2 pr.not.). W obecnych realiach rynku możliwość rozwoju zawodowego wynikająca z dokonywania czynności notarialnych i obsługi klientów kancelarii zastępowanego notariusza, który z jakiegoś powodu nie może pełnić swoich obowiązków, jest dla wielu osób bardziej atrakcyjnym rozwiązaniem niż podejmowanie własnej działalności gospodarczej.

Ponadto jeżeli dany notariusz nie chce prowadzić kancelarii w formie spółki z innym notariuszem, a ilość czynności dokonywanych w jego kancelarii uzasadnia zaangażowanie dodatkowej osoby uprawnionej, może zatrudnić zastępcę notarialnego, aby ten równolegle z nim obsługiwał klientów kancelarii (por. art. 76a pr.not.).

W razie niemożności pełnienia swoich obowiązków notariusz może też wyznaczyć swoim zastępcą innego notariusza prowadzącego kancelarię notarialną w tej samej izbie notarialnej (por. art. 21 § 1 pr.not.), a nawet powierzyć zastępstwo notariuszowi emerytowanemu (por. art. 21 § 4 pr.not.). Notariusz, który przeszedł na emeryturę lub rentę, może bowiem używać tytułu „emerytowany notariusz” (por. art. 25 pr.not.). Notariusz emerytowany nie prowadzi już swojej kancelarii notarialnej, jednak w przypadkach określonych w ustawie, w razie potrzeby, może wspierać swoim doświadczeniem notariuszy prowadzących kancelarie.

Na zakończenie warto też zauważyć, że notariusz może nawet upoważnić do dokonywania niektórych czynności notarialnych (tj. poświadczeń, spisywania protokołów, sporządzania wypisów, odpisów i wyciągów dokumentów oraz projektów aktów, oświadczeń i innych dokumentów) aplikanta notarialnego objętego jego patronatem, o ile jego aplikant odbył co najmniej 2 lata i 6 miesięcy aplikacji i uzyskał pozytywny wynik z kolokwium przeprowadzonego dla aplikantów przez radę izby notarialnej (por. art. 22a § 1 pr.not.).

 

Doradca obywatelski Marta Wilkońska-Żuralska