Zgodnie z art. 30 § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks Pracy (dalej jako„k.p.") „w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas określony lub umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy." Wspomniany przepis doczekał się szerokiego omówienia w orzecznictwie sądowym, a co wynika z licznych problemów właściwego sformułowania powodów decyzji danego pracodawcy zakończeniu czyjegoś zatrudnienia. Powinny mieć rzeczywisty oraz konkretny charakter.
Przez przyczynę rzeczywistą rozumieć należy taką, która istnieje w momencie złożenia oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę, mającą zaistnieć w czasie nieodległym (np. po upływie okresu wypowiedzenia), jak również faktycznie występującą w tym okresie (por. m.in. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 29 marca 2001 roku, sygn. akt: I PKN 325/00, wyrok Sądu Najwyższego z dnia 29 marca 2001 roku, sygn. akt: I PKN 291/00 oraz wyrok Sądu Najwyższego dnia 5 lipca 2012 roku, sygn. akt: I PK 51/12).
W kontekście konkretnego charakteru przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę wskazać należy na konieczność podania pracownikowi określonego zdarzenia lub zdarzeń bądź też sprecyzować okoliczności usprawiedliwiające ustanie zatrudnienia. Oświadczenie pracodawcy musi pozwalać na zindywidualizowanie czasu i miejsca ich zaistnienia, przy czym w pisemnym uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z dnia 2 września 1998 roku (sygn. akt: I PKN 271/98) zaakcentowano powinność weryfikacji przyczyny wypowiedzenia z uwzględnieniem innych znanych pracownikowi okoliczności, które umożliwią jej uściślenie. Niemniej, brak sprecyzowania powodów ustania zatrudnienia nie będzie podstawą ewentualnych roszczeń pracownika względem pracodawcy, jeżeli w inny sposób zapoznał go z powodami swojej decyzji, a co podkreślono m.in. w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 26 maja 2000 roku (sygn. akt: I PKN 670/99).
Nadto, przez konkretność przyczyny usprawiedliwiającej dokonanie wypowiedzenia umowy o pracę należałoby rozumieć dochowanie wymogu jej sformułowania w sposób jasny i zrozumiały dla pracownika, co w konsekwencji przekłada się na obowiązek właściwego zredagowania oświadczenia pracodawcy pod kątem językowym.
W przypadku, gdy przyczyna ustania zatrudnienia nie spełnia wyżej podanych cech, pracownik uprawniony będzie skutecznie kwestionować wypowiedzenie pracodawcy w ramach stosownego odwołania do sądu pracy w ciągu kolejnych 21 dni z uwzględnieniem początkowego momentu naliczenia ww. terminu, o czym mowa w art. 264 k.p.
