Problematyka kosztów mediacji w sprawach cywilnych zawarta jest co do zasady w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego (Dz. U. z 2019r., poz. 1460 ze zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 czerwca 2016r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym (Dz. U. z 2016r., poz. 921). Przepisy te dotyczą jednak tylko mediacji sądowej. Mediacja może jednak być również prowadzona na podstawie umowy zawartej pomiędzy stronami a mediatorem. W takim przypadku wynagrodzenie mediatora reguluje umowa zawarta między nim a stronami mediacji. Oczywiście można w takim przypadku posiłkowo stosować stawki określone w cyt. rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.06.2016r. ale nie jest to obowiązkowe i tylko od woli stron zależeć będzie wysokość wynagrodzenia mediatora.
Stosownie do art. 981 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego, ”Do niezbędnych kosztów procesu zalicza się koszty mediacji prowadzonej na skutek skierowania przez sąd. Przysługujące mediatorowi wynagrodzenie i zwrot wydatków związane z prowadzeniem mediacji nie mogą być wyższe niż określone w przepisach wydanych na podstawie § 4”. Należy zwrócić uwagę, że jeżeli postępowanie cywilne zostało wszczęte w ciągu trzech miesięcy od dnia zakończenia mediacji, która nie została zakończona ugodą albo w ciągu trzech miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia o odmowie zatwierdzenia ugody przez sąd, do niezbędnych kosztów procesu zalicza się także koszty mediacji w wysokości nieprzekraczającej czwartej części opłaty. Istotne jest również to, że koszty mediacji zostają rozliczone pomiędzy stronami z uwzględnieniem zasady odpowiedzialności za wynik procesu. Jeżeli mediacja zakończy się ugodą, koszty znosi się wzajemnie między stronami, chyba że strony postanowiły inaczej (art. 1041 KPC).
Na podstawie art. 1835 KPC, ”Mediator ma prawo do wynagrodzenia i zwrotu wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji, chyba że wyraził zgodę na prowadzenie mediacji bez wynagrodzenia. Wynagrodzenie i zwrot wydatków obciążają strony. Należności, o których mowa w § 1, mediator pobiera bezpośrednio od stron. Sąd ustala je i przyznaje mediatorowi tylko wówczas, gdy przynajmniej jedna ze stron skierowanych do mediacji przez sąd była zwolniona od kosztów sądowych w zakresie obejmującym należności mediatora, a pozostałe strony nie wypłaciły mediatorowi tych należności w całości.”
Zgodnie z § 2 cyt. rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.06.2016r., ”W sprawach o prawa majątkowe wynagrodzenie mediatora wynosi 1% wartości przedmiotu sporu, jednak nie mniej niż 150 złotych i nie więcej niż 2000 złotych za całość postępowania mediacyjnego. W sprawach o prawa majątkowe, w których wartości przedmiotu sporu nie da się ustalić, oraz w sprawach o prawa niemajątkowe wynagrodzenie mediatora za prowadzenie postępowania mediacyjnego wynosi za pierwsze posiedzenie 150 złotych, a za każde kolejne - 100 złotych, łącznie nie więcej niż 450 złotych.”
Dodatkowo, poza wynagrodzeniem, mediatorowi przysługuje zwrot wydatków poniesionych w związku z mediacją. Wydatki te musza być udokumentowane i mieć charakter niezbędny w związku z przeprowadzoną mediacją. I tak zwrotowi podlegają koszty:
1. przejazdów - w wysokości i na warunkach określonych w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej;
2. wynajmu pomieszczenia niezbędnego do przeprowadzenia posiedzenia mediacyjnego, w wysokości nieprzekraczającej 70 złotych za jedno posiedzenie (niezależnie od czasu jego trwania);
3. korespondencji, w wysokości nieprzekraczającej 30 złotych.
1. przejazdów - w wysokości i na warunkach określonych w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej;
2. wynajmu pomieszczenia niezbędnego do przeprowadzenia posiedzenia mediacyjnego, w wysokości nieprzekraczającej 70 złotych za jedno posiedzenie (niezależnie od czasu jego trwania);
3. korespondencji, w wysokości nieprzekraczającej 30 złotych.
W razie nieprzystąpienia stron do mediacji, mediatorowi przysługuje zwrot poniesionych wydatków w wysokości nieprzekraczającej 70 złotych.
Wynagrodzenie mediatora, będącego podatnikiem zobowiązanym do rozliczenia podatku od towarów i usług, określone w § 2 [rozporządzenia z dn. 20.026.2016r.], oraz wydatki mediatora, o których mowa w § 3 [rozporządzenia z dn. 20.026.2016r.],, podwyższa się o obowiązującą stawkę podatku od towarów i usług przewidzianą dla tego rodzaju czynności w przepisach o podatku od towarów i usług.