W sytuacji gdy pozew/wniosek jest skierowany do sądu bez uiszczonej opłaty sądowej, nie zostaje on merytorycznie rozpatrzony, a brak ten powoduje zwrot pozwu/wniosku do nadawcy (zob. art. 130² Kodeksu postępowania cywilnego) lub wezwanie wnioskodawcy do uzupełnienia braków formalnych (zob. art. 130 Kodeksu postępowania cywilnego). Wniosek o zwolnienie z kosztów postępowania sądowego sprawia, że w zakresie zwolnienia koszty procesu pokrywa Skarb Państwa.
Pamiętać należy, że nie wszystkie pisma wszczynające postępowanie procesowe, czy też nieprocesowe podlegają opłacie, gdzie szczegółowy wykaz zwolnień od kosztów sądowych z mocy prawa wskazany jest przez ustawodawcę od art. 95 ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. Jeżeli nie możemy skorzystać z wyżej wymienionego zwolnienia z mocy prawa, a nie jesteśmy w stanie ponieść kosztów sądowych konieczne staje się ubieganie o zwolnienie od kosztów postępowania.
O zwolnienie od kosztów może ubiegać się osoba fizyczna, która znajduje się w trudnej sytuacji finansowej. Musi ona wykazać przy składaniu wniosku o zwolnienie z kosztów sądowych, że nie jest w stanie ich ponieść bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny lub że ich poniesienie narazi ją na taki uszczerbek. Wniosek o zwolnienie z kosztów postępowania sądowego powinien zawierać szczegółowe oświadczenie zawierające dane o stanie rodziny, majątku, dochodach (w tym ich źródła i wysokość) oraz o przyczynie trudności finansowych, uniemożliwiających poniesienie kosztów postępowania.
Wniosek o zwolnienie z kosztów postępowania sądowego może dotyczyć różnych zakresów, tj. może dotyczyć kosztów sądowych w całości, bądź też w części – tym samym zakres wnioskowanego zwolnienia należy określić we wniosku. Należy pamiętać, że samo zwolnienie może zostać również udzielone w całości, bądź też w części.
Do wniosku o zwolnienie z kosztów sądowych należy dołączyć oświadczenie o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania (oświadczenie można pobrać ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości, bądź uzyskać z Sądów). Sam wniosek należy uzasadnić aby umożliwić Sądowi zaznajomienie się ze stanem faktycznym wnioskodawcy. W treści uzasadnienia wniosku należy zawrzeć informacje, które są istotne do wydania pozytywnej decyzji o zwolnieniu z kosztów. Należy w sposób zwięzły wyjaśnić swoją trudną sytuację finansową lub przytoczyć takie argumenty, które potwierdzą, że ponoszenie kosztów w sprawie znacząco utrudni lub uniemożliwi zachowanie płynności finansowej. Do wniosku warto również dołączyć dokumenty potwierdzające powyższe tj. np.: umowę o pracę, zaświadczenie o zarobkach, orzeczenie o niepełnosprawności, decyzje dot. zasiłków, decyzję dot. emerytury/renty, ostatni odcinek emerytury lub renty, PIT za ostatni rok, zaświadczenie z urzędu pracy o zarejestrowaniu jako osoba bezrobotna, dokumenty dot. comiesięcznych wydatków na konieczne i usprawiedliwione koszty życiowe wnioskodawcy i jego rodziny (np.: dokumenty z banku potwierdzające obciążenie kredytowe, dokumenty potwierdzające zobowiązania alimentacyjne, zaświadczenie od lekarza o stanie zdrowia i konieczności przyjmowania leków), itp.
Wskazać należy, że w orzecznictwie przyjmuje się, że zwolnienie od kosztów sądowych powinno być stosowane w sytuacjach wyjątkowych, gdyż instytucja zwolnienia od kosztów sądowych stanowi pomoc państwa dla osób, które ze względu na trudną sytuację materialną nie mogą ponieść kosztów sądowych bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny. Ubiegający się o taką pomoc winien więc, jeżeli jest to możliwe, poczynić oszczędności we własnych wydatkach, do granic zabezpieczenia koniecznych środków utrzymania dla siebie i rodziny, a dopiero gdy poczynione w ten sposób oszczędności okażą się niewystarczające – może zwrócić się o pomoc państwa (por. postanowienia Sądu Najwyższego z 24 września 1984 r., II CZ 104/84, z 19 marca 2010 r. i z 23 marca 2010 r., II PZ 2/10).
Jeżeli wniosek o zwolnienie z kosztów postępowania sądowego zostanie rozpatrzony z negatywnym skutkiem, strona nie może ponownie złożyć tego wniosku, powołując się na te same okoliczności, tj. może złożyć ponownie wniosek jedynie w przypadku zmiany okoliczności faktycznych. Wnioskodawca ma prawo zaskarżyć odmowę zwolnienia go z kosztów sądowych w całości, jak też w części.
Należy pamiętać, że zwolnienie od kosztów sądowych nie zwalnia strony z obowiązku zwrotu kosztów procesu przeciwnikowi. Oznacza to, że nawet jeśli strona będzie zwolniona z kosztów postępowania, a „przegra sprawę”, istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo (vide: art. 98 – art. 110, art. 520 Kodeksu postępowania cywilnego), że będzie musiała zwrócić koszty poniesione przez stronę przeciwną.
