Przychodzi czas, w którym należy podsumować swoją pracę zawodową. W tym zakresie ukoronowaniem okresu zawodowego jest złożenie wniosku o emeryturę. Niestety w pewnych przypadkach zaczyna nam brakować dokumentów, w szczególności z okresu poprzedniego systemu. Brak kompletu danych posiadanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych może skutkować niższą emeryturą. Szczególne problemy dotyczą dokumentów sprzed 1999 roku. Dokumenty mogą ulec zniszczeniu przez wnioskującego lub inne osoby postronne, mogą także być niezabezpieczone przez pracodawcę lub przez upadłego pracodawcę.
Gdzie ich szukać?
Jeśli nie posiadamy wszystkich dokumentów, to następczo trzeba sprawdzić, czy zakład pracy istnieje. Jeśli nie, należy ustalić ostatnią siedzibę pracodawcy. Jest to niezbędne by zacząć poszukiwania w archiwach.
Likwidowane lub przekształcone zakłady pracy miały swoich następców prawnych i to te podmioty powinny przejąć archiwalne dokumenty. Mogą to być np. spółki prawa handlowego bądź cywilnego, powstałe po sprywatyzowaniu przedsiębiorstw. Niewykluczone, że będą to też organy założycielskie, czyli urzędy wojewódzkie albo organy nadrzędne, czyli konkretne ministerstwa.
Jeśli pracodawca istnieje, jest on zobowiązany do wystawienia byłemu pracownikowi zaświadczenia o zatrudnieniu oraz o osiąganych zarobkach. Jeśli zakładu nie ma i nie ma też następcy prawnego, to informacji trzeba szukać w bazie zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, którą ZUS prowadzi na swojej stronie internetowej.
Jest to alfabetyczny spis nieistniejących już przedsiębiorstw i miejsc przechowywania dokumentacji kadrowej. Są tam też dane organizacji związkowych, spółdzielni, PGR-ów, a katalog byłych pracodawców jest ciągle aktualizowany.
W przypadku jednostek niepaństwowych, partii politycznych, związków wyznaniowych, organizacji społecznych czy spółdzielczych należy kierować się do odpowiednich jednostek. W przypadku spółdzielni (organizacji i zlikwidowanych spółdzielni), prawdopodobnie dokumentacje przejął związek rewizyjny lub Krajowa Rada Spółdzielcza z siedzibą w Warszawie.
Instytucją, która przechowuje dowody dotyczące pracy i płac od pracodawców z całej Polski, których postawiono w stan likwidacji lub których upadłość ogłoszono, jest działające od 2004 r. Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku pod Warszawą. Archiwum wydaje zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej na wniosek zainteresowanego.