W sprawie uprawnienia do dodatku specjalnego dla pracowników samorządowych zastosowanie mają przede wszystkim przepisy :
1) ustawy z dnia 21 listop+ada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U z 2019 r.,
poz. 1282),
2) rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U z 2018 r., poz. 936 ze zm.) ,
3) Regulamin wynagradzania pracowników samorządowych .
Zgodnie z art. 36 ustawy o pracownikach samorządowych, pracownikowi samorządowemu przysługuje wynagrodzenie stosowne do zajmowanego stanowiska oraz posiadanych kwalifikacji zawodowych (ust. 1).
Pracownikowi samorządowemu przysługuje wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wieloletnią pracę, nagroda jubileuszowa oraz jednorazowa odprawa w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy oraz dodatkowe wynagrodzenie roczne na zasadach określonych w odrębnych przepisach (ust. 2).
Wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta), staroście oraz marszałkowi województwa przysługuje dodatek specjalny (ust. 3).
Pracownikowi samorządowemu może zostać przyznany dodatek funkcyjny (ust. 4).
Pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań może zostać przyznany dodatek specjalny (ust. 5). Pracownikowi samorządowemu, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 i 3, za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej można przyznać nagrodę (ust. 6).
Z kolei, w art. 37 ustawy o pracownikach samorządowych zawarto delegację dla Rady Ministrów, do uregulowania w drodze rozporządzenia zasad ustalania wynagrodzenia, między innymi wysokości dodatku specjalnego dla pracowników samorządowych .
Jak wynika z art. 36 ust. 3 ustawy o pracownikach samorządowych dodatek specjalny przysługuje z mocy ustawy wyłącznie wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta), staroście oraz marszałkowi województwa, a więc zatrudnionym na podstawie wyboru. Osobom tym – stosownie do § 6 rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych przysługuje dodatek specjalny w kwocie wynoszącej co najmniej 20% i nieprzekraczającej 40% łącznie wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego, a w urzędach miasta stołecznego Warszawy, miast (miast na prawach powiatu) powyżej 300 tys. mieszkańców –
w kwocie nieprzekraczającej 50% łącznie wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego.
Zgodnie natomiast z art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych, pozostałym pracownikom samorządowym z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań może zostać przyznany dodatek specjalny. Dla pracowników niewymienionych w art. 36 ust. 3 cytowanej ustawy, czyli zatrudnionych na innej podstawie niż wybór, dodatek specjalny ma charakter fakultatywny. Wywodzi się to również z art. 39 ust. 2 pkt 2 tej ustawy, w świetle którego warunki i sposób przyznawania dodatku specjalnego pracodawca może (nie musi) określić w regulaminie wynagradzania.
W Regulaminie wynagradzania pracowników danej jednostki samorządu terytorialnego wprowadzane są uregulowania w zakresie zasad przyznawania dodatku specjalnego dla pracowników zatrudnionych w danej jednostce np.
1) Z tytułu okresowego zwiększenia zakresu obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań pracodawca może przyznać pracownikowi na czas nie dłuższy niż rok dodatek specjalny.
2) Dodatek specjalny jest ustalany w zależności od posiadanych środków na wynagrodzenia
i przyznawany w wysokości od 10% do 30% wynagrodzenia zasadniczego pracownika.
3) Dodatek specjalny wypłacany jest pracownikowi wraz z wynagrodzeniem zasadniczym,
w terminie określonym w regulaminie.
4) Dodatek specjalny nie przysługuje pracownikom zatrudnionym na stanowiskach obsługi.
Warto także wskazać, że wprowadzane są zapisy, zgodnie z którymi dodatek specjalny jest pomniejszany o 1/30 za każdy dzień usprawiedliwionej nieobecności w pracy z powodu choroby bądź konieczności sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem albo chorym członkiem rodziny lub urlopu macierzyńskiego.
Mając na względzie powyższe uregulowania podkreślić należy, że pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań, zgodnie z art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych może zostać przyznany dodatek specjalny.
W tym miejscu powołać się należy na |Uchwałę nr 23/64/2013 Regionalnej Izby Obrachunkowej w Opolu z dnia 11 grudnia 2013 r.(publ. Legalis nr 750424), zgodnie z którą „(...) dodatek specjalny ma charakter fakultatywny a jego przyznanie uzależnione jest od spełnienia określonych ustawowo przesłanek. Użyte przez ustawodawcę określenie tytułu uzasadniającego przyznanie dodatku specjalnego bezwzględnie związane jest z okresowością sytuacji wskazanych w wymienionym przepisie”.
Zatem w stosunku do pozostałych pracowników samorządowych podkreślić należy,
że dopiero zwiększenie obowiązków służbowych lub powierzenie dodatkowych zadań uzasadnia przyznanie dodatku specjalnego.
Warto także wskazać, że dodatek specjalny może być każdorazowo przyznany na piśmie i wyłącznie na czas określony, a zwiększenie obowiązków lub zadań będących przesłanką do jego przyznania musi być określone jasno i precyzyjnie. Niejednokrotnie wypowiadała się w tej sprawie regionalna izba obrachunkowa stwierdzając, że dodatek specjalny, zgodnie z dyspozycją art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych, przysługuje pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Brak jest zatem podstaw prawnych do ustalania takiego dodatku na czas nieokreślony.
Ponadto, zdaniem regionalnych izb obrachunkowych, wykaz zwiększonych obowiązków i/lub dodatkowych zadań powinien być w piśmie przyznającym dodatek specjalny wyszczególniony, tak, aby jasno z niego wynikało, że obowiązki te wykraczają poza określone w zakresie czynności przypisanym do danego stanowiska.