Mediacja to koncyliacyjna, pozasądowa forma rozstrzygania sporów i konfliktów między stronami. Postępowanie mediacyjne ma charakter dobrowolny i może być prowadzone na podstawie:
- cywilnoprawnej umowy zawartej między stronami a mediatorem bądź
- postanowienia sądu kierującego strony do mediacji.
W niniejszej analizie opiszę problematykę kosztów i opłat związanych z mediacją prowadzoną na podstawie umowy o mediację. W umowie tej mediator i strony chcące rozwiązać spór, określają w szczególności przedmiot mediacji, osobę mediatora albo sposób wyboru mediatora. Taki zapis oznacza, że w umowie o mediację strony mogą zawrzeć również inne elementy, zapisy dotyczące również kwestii kosztów postępowania mediacyjnego. Z uwagi na fakt, że umowa o mediację ma charakter umowy cywilnoprawnej, mediator wraz ze stronami postępowania mogą w dowolny sposób uregulować kwestię wysokości kosztów mediacji. Możliwe jest ustalenie, że mediacja będzie prowadzona nieodpłatnie. Oczywiście również w umowie mediatorskiej uregulowana może być kwestia zwrotu poniesionych przez mediatora kosztów związanych z mediacją.
Ustalając wysokość tych kwot, strony umowy nie są w żaden sposób ograniczone, nie muszą również rozdzielać uzgodnionej kwoty na części obejmujące wynagrodzenie mediatora i zwrot wydatków. Wysokość wynagrodzenia może zostać uzależniona od liczby odbytych posiedzeń mediacyjnych. Ponadto w umowie o mediację strony powinny określić, która z nich, w jakiej części poniesie koszty mediacji. W piśmiennictwie trafnie wskazuje się na niedopuszczalność zobowiązania się w umowie do zapłaty całości wynagrodzenia mediatora wyłącznie przez jedną ze stron z uwagi na potrzebę zachowania jego bezstronności. Możliwa jest jednak zapłata całego wynagrodzenia mediatora i jego wydatków przez jedną ze stron, z zachowaniem jej roszczenia regresowego do drugiej ze stron (art. 376 § 1 k.c.), o ile strony w umowie nie uzgodniły innej zasady ponoszenia tych kosztów. W braku odmiennych postanowień umowy strony zobowiązane są ponieść koszty mediacji solidarnie (art. 750 w zw. z art. 745 k.c.). W umowie strony powinny również uzgodnić termin zapłaty wynagrodzenia mediatorowi. Może to być termin przypadający przed rozpoczęciem mediacji lub po jej zakończeniu. [komentarz do art. 1835 KPC, SSA Ewa Stefańska w komentarzu do KPC pod red M. Manowskiej, LEX].
Określone w umowie mediatorskiej wynagrodzenie mediatora oraz poniesione przez niego koszty, mediator pobiera bezpośrednio od stron. Mediator powinien wystawić stronom uiszczającym wynagrodzenie oraz wydatki mediatora, rachunek bądź fakturę VAT. Wynagrodzenie oraz poniesione koszty mediator pobiera od stron niezależnie od tego czy mediacja zakończyła się zawarciem ugody czy też nie doszło do porozumienia między stronami postępowania mediacyjnego.
Podkreślić należy, że stosownie do art. 95 ust. 1 pkt 9 ustawy z dnia z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (tekst. jedn. Dz. U. z 2023r., poz. 1144), nie pobiera się opłat od wniosku o zatwierdzenie ugody zawartej przed mediatorem w wyniku prowadzenia mediacji na podstawie umowy o mediację.
Natomiast zgodnie z art. 981 § 2 KPC, jeżeli postępowanie cywilne zostało wszczęte w ciągu trzech miesięcy od dnia zakończenia mediacji, która nie została zakończona ugodą albo w ciągu trzech miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia o odmowie zatwierdzenia ugody przez sąd, do niezbędnych kosztów procesu zalicza się także koszty mediacji w wysokości nieprzekraczającej czwartej części opłaty określonej w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 czerwca 2016 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym (Dz. U. z 2016r., poz. 921).
Radca prawny Marek Szczechowski
