Przepisy kodeksu pracy w sposób jednoznaczny nakazują pracodawcy wydanie niezwłocznie pracownikowi świadectwa pracy po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Pracodawca nie może uzależnić wydanie świadectwa pracy od uprzedniego rozliczenia się z nim pracownika.
Termin „niezwłocznie” oznacza obowiązek wydania świadectwa pracy przez pracodawcę bez zbędnej zwłoki. Tym samym, gdy wystąpiły okoliczności, które uniemożliwiły pracodawcy wydanie świadectwa pracy niezwłocznie po rozwiązaniu lub zakończeniu stosunku pracy, np. choroba, to wówczas będzie on zobowiązany do wydania stosownego dokumentu pracownikowi po ustaniu przyczyn, które wcześniej były powodem braku możności wydania świadectwa pracy. Jednocześnie należy wskazać, iż gdy pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę zawartej na okres próbny lub umowy o pracę zawartej na czas określony, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie takich umów, zawartych w okresie 24 miesięcy, począwszy od dnia zawarcia pierwszej z tych umów.
Świadectwo pracy powinno zawierać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej przez zatrudnionego pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy. W świadectwie pracy zamieszcza się także wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.
Ponadto świadectwo pracy powinno również zawierać informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, dotyczące:
1) wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,
2) podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
3) urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
4) wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy,
5) należności ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku, z powodu braku środków finansowych,
6) okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,
7) wykorzystanego urlopu wychowawczego,
8) liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
9) wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy,
10) okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 Kodeksu pracy,
11) okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
12) okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
13) okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
14) danych, które są zamieszczane na żądanie pracownika.
adw. Łukasz Kret