ZAWIERANIE UMÓW

Strony stosunków prawnych zazwyczaj sporządzają umowy w zwykłej formie pisemnej celem skonkretyzowania ustnych ustaleń oraz dla celów dowodowych .

Należy jednak pamiętać , że niektóre umowy muszą zostać zawarte w formie aktu notarialnego , o ile strony chcą osiągnąć skutki określone w umowie . Forma notarialna jest wymagana np. dla umów przedwstępnych dotyczących sprzedaży nieruchomości . Jeżeli umowa zobowiązująca do sprzedaży nieruchomości nie została zawarta w formie aktu notarialnego to kupujący nie może skutecznie domagać się od sprzedającego przeniesienia własności nieruchomości . Forma aktu notarialnego jest wymagana także dla umowy dożywocia , umowy o zrzeczenie się dziedziczenia , umowy o rozdzielności majątkowej małżonków i innych umów . Przed zawarciem umowy należy więc ustalić - w jakiej formie należy ją zawrzeć .

Przy zawieraniu umów strony popełniają wiele błędów . Błędy te wynikają najczęściej z faktu , iż strony nie przykładają należytej staranności do ustalania treści poszczególnych zapisów umów oraz nie próbują sobie wyobrazić ryzyk , jakie mogą zaistnieć przy ich realizacji . Popełnienie tych błędów często powoduje , iż umowa nie daje jasnych odpowiedzi umożliwiających usunięcie wątpliwości wynikłych w toku realizacji umowy oraz nie pozwala lub znacznie utrudnia skuteczne dochodzenie roszczeń związanych z umową .

Zawierając umowy strony powinny prawidłowo określić jaki podmiot jest stroną umowy oraz kto jest uprawniony do reprezentacji tego podmiotu. W umowach zawieranych z podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą istotne będą informacje zawarte w zaświadczeniach z ewidencji działalności gospodarczej /EDG/ lub odpisach z krajowego rejestru sądowego / KRS / . Braki w powyższym zakresie są szczególnie ważne w sytuacji ewentualnego dochodzenia roszczeń .

Szczególnie istotne jest zawarcie w umowie precyzyjnego określenia przedmiotu umowy . Im bardziej szczegółowo zostanie określony przedmiot umowy tym łatwiejsze będzie ustalenie czy przedmiot umowy został w całości wykonany , co z kolei stanowi podstawę dochodzenia roszczeń pomiędzy stronami umowy . W umowie należy więc określić cechy - wymogi jakie powinien spełniać przedmiot umowy oraz zakres czynności jakie powinny być wykonane .

Istotnym jest by w umowie szczegółowo określić obowiązki i uprawnienia stron , czas i kolejność realizacji poszczególnych elementów , ich specyfikę , sposób wykonania i stronę formalną ich odbioru . Powyższe elementy umożliwiają sprawowanie kontroli prawidłowości wykonywania umów i stanowią podstawę działań stron umożliwiających przywrócenie pożądanego stanu rzeczy zgodnego z umową .

W każdej umowie należy określić cenę lub wysokość i rodzaj wynagrodzenia , sposób ustalania wysokości wynagrodzenia , procedurę płatności , sposób dokumentowania podstaw wypłaty wynagrodzenia , podstawy i procedurę waloryzacji wysokości wynagrodzenia w przypadku umów długoterminowych . Przedmiotowe zapisy mają znaczenie kluczowe , gdyż przesądzają o wymagalności roszczeń .

W przypadku umów bardziej złożonych i długotrwałych celowym jest opracowanie harmonogramów rzeczowo - czasowo - finansowych .

Szczególnie ważne jest by strony tworząc umowę próbowały przewidzieć ryzyka jakie mogą wystąpić przy realizacji umowy . Zdarza się , iż np. po zawarciu umowy dostawy okaże się , że ze względów niezależnych od stron umowy nie będzie możliwym uzyskanie urządzenia o parametrach dokładnie ustalonych przez strony . Częstym ryzykiem jest opóźnienie w wykonaniu robót . Niekiedy jest ono spowodowane przez czynniki niezależne od stron umowy - np. warunki pogodowe uniemożliwiające spełnienie warunków metodologii robót , wykrycie przeszkód w realizacji robót ziemnych wynikające z nierzetelności dokumentacji geodezyjnej . Coraz częściej zwłoka w wykonaniu umów wynika ze strajków firm transportowych . Istotne ryzyko występujące zwłaszcza przy wykonywaniu długoterminowych umów budowlano - montażowych to zwyżka wysokości wynagrodzeń pracowniczych oraz cen materiałów budowlanych . Oczywiście nie jest możliwe by strony przewidziały wszelkie ryzyka , jakie mogą wystąpić przy realizacji umów . Jednak przewidywanie występowania ryzyk najbardziej typowych przy danym rodzaju umów jest możliwe i w znacznym stopniu uwzględnienie odpowiednich zapisów w treści umowy może przyczynić się do rozwiązania sporów zaistniałych w toku realizacji umów .

Obok wskazanych wyżej elementów umów celowym jest także określenie w nich czasu trwania umowy , właściwości sądu , sposobu zmian umowy , sposobu kontaktowania się stron , zakresu przepisów znajdujących zastosowanie w sprawach nieuregulowanych w umowie i innych postanowień , które strony uważają za istotne .

Ważną kwestią jest by każda strona umowy była parafowaną przez każdą ze stron lub ich reprezentantów wskazanych w główce umowy , a ostatnia strona - była przez nie podpisana .

Istnienie pisemnej umowy zawierającej szczegółowe zapisy jest ważne dla celów dowodowych w sytuacji wystąpienia sporu pomiędzy stronami . Zapisy umowy oraz ich interpretacja umożliwiają sądowi ustalenie zakresu wiedzy stron , ich zamiarów i woli , treści i zakresu uzgodnień .