Akt poświadczenia dziedziczenia sporządzany przez notariusza stanowi alternatywną, wobec postępowania sądowego, formę stwierdzenia nabycia praw do spadku i ma taką samą moc jak prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia praw do spadku. Na mocy art. 1025§1 kodeksu cywilnego sąd na wniosek osoby mającej w tym interes stwierdza nabycie spadku przez spadkobiercę. Notariusz na zasadach określonych w przepisach odrębnych sporządza akt poświadczenia dziedziczenia.

Art. 1025§2 kodeksu cywilnego stanowi, że domniemywa się, że osoba, która uzyskała stwierdzenie nabycia spadku albo poświadczenie dziedziczenia, jest spadkobiercą. Możliwość sporządzenia przez notariusza aktu poświadczenia dziedziczenia wprowadzono ustawą z dnia 24 sierpnia 2007 r. o zmianie ustawy-Prawo o notariacie oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2007 r., Nr 181, poz. 1287).

Na mocy art. 6 ust. 1 ustawy o zmianie ustawy-Prawo o notariacie nie można sporządzić aktu poświadczenia dziedziczenia do spadków otwartych przed dniem 1 lipca 1984 r., czyli kiedy spadkodawca zmarł przed tą datą.

Akt poświadczenia dziedziczenia może sporządzić każdy notariusz, bez względu na miejsce ostatniego stałego zamieszkania spadkodawcy czy też położenia majątku spadkowego, jakie to ograniczenia mają miejsce w przypadku drogi sądowej.

Zgodnie z art. 95 a ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. prawo o notariacie (tekst jednolity Dz. U. 2016, poz. 1796) notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia ustawowego lub testamentowego, z wyłączeniem dziedziczenia na podstawie testamentów szczególnych. Sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia jest więc możliwe w przypadku dziedziczenia ustawowego i testamentowego, z wyłączeniem testamentów szczególnych, tj. testamentu ustnego, który może być sporządzony, jeżeli istnieje obawa rychłej śmierci, testamentu podróżnego podczas podróży na polskim statku morskim lub powietrznym oraz testamentów wojskowych.

Notariusz może sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia na podstawie testamentów zwykłych, tj. testamentu własnoręcznego (holograficznego), uregulowanego w art. 949 k.c., testamentu sporządzonego w formie aktu notarialnego (art. 950 k.c.) oraz testamentu allograficznego, sporządzonego w obecności świadków ustnie wobec wójta (burmistrza, prezydenta), starosty, marszałka województwa, sekretarza powiatu albo gminy lub kierownika urzędu stanu cywilnego (art. 951 k.c.).

Warunkiem sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia jest osobiste i jednoczesne stawienie się przed notariuszem wszystkich osób, które mogą być spadkobiercami ustawowymi lub spadkobiercami testamentowymi, osoby te nie mogą być zastępowane przez pełnomocnika.

Możliwy jest natomiast udział w sporządzeniu protokołu dziedziczenia, a następnie aktu poświadczenia dziedziczenia, przedstawicieli ustawowych działających w imieniu osoby małoletniej albo ubezwłasnowolnionej. W imieniu dziecka poczętego, lecz jeszcze nieurodzonego, może wystąpić kurator ustanowiony na podstawie art. 182 kodeksu rodzinnego i opiekuńczego. W imieniu osób prawnych w czynnościach związanych ze sporządzeniem aktu poświadczenia dziedziczenia powinny wziąć udział osoby uprawnione do ich reprezentacji.

Gdy spadkobierca odrzucił spadek, jego obecność u notariusza nie jest konieczna. Konieczna za to jest obecność jego zstępnych. Zgodnie bowiem z art. 1020 k.c. spadkobierca, który spadek odrzucił, zostaje wyłączony z dziedziczenia, tak jakby nie dożył otwarcia spadku.

Wątpliwości budzi możliwość sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia wówczas, gdy zmarł jeden z wchodzących w rachubę spadkobierców. W uchwale z 17 listopada 2009 r., III CZP 89/2009, (OSNC 2010, nr 5, poz. 71) Sąd Najwyższy przyjął, że notariusz może sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia także wtedy, gdy jeden ze spadkobierców powołanych do dziedziczenia nie żyje.

Gdy pomiędzy spadkobiercami istnieje spór co do tego, kto dziedziczy oraz spór co do wielkości udziałów przypadających poszczególnym spadkobiercom, notariusz nie może sporządzić aktu poświadczenia dziedziczenia, a spadkobiercom pozostaje drogą postępowania sądowego. Notariusz nieodpłatnie udziela informacji związanych ze sporządzeniem aktu poświadczenia dziedziczenia, m.in. o wymaganych dokumentach oraz kosztach sporządzenia aktu. Poświadczenie dziedziczenia nie może nastąpić przed upływem sześciu miesięcy od otwarcia spadku, chyba że wszyscy znani spadkobiercy złożyli już oświadczenia o przyjęciu lub o odrzuceniu spadku (art. 1026 kodeksu cywilnego). Przed sporządzeniem aktu poświadczenia dziedziczenia notariusz spisuje protokół dziedziczenia przy udziale wszystkich osób zainteresowanych.

Jeżeli od dnia otwarcia spadku nie upłynęło sześć miesięcy, w protokole dziedziczenia należy zamieścić oświadczenia spadkobierców o prostym przyjęciu spadku lub przyjęciu spadku z dobrodziejstwem inwentarza albo o odrzuceniu spadku, chyba że oświadczenia tej treści zostały już przez spadkobierców uprzednio złożone. W takim przypadku należy zamieścić wzmiankę o dacie, miejscu i treści złożonych przez poszczególnych spadkobierców oświadczeń.

W razie złożenia testamentu notariusz dokonuje jego otwarcia i ogłoszenia, chyba że otwarcie i ogłoszenie testamentu już nastąpiło. Z otwarcia i ogłoszenia testamentu sporządza się protokół. Po spisaniu protokołu dziedziczenia notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia, jeżeli nie ma wątpliwości co do istnienia jurysdykcji krajowej, treści właściwego prawa obcego, osoby spadkobiercy i wysokości udziałów w spadku, a w przypadku, gdy spadkodawca uczynił zapis windykacyjny - także co do osoby, na której rzecz spadkodawca uczynił zapis windykacyjny, i przedmiotu zapisu.

Notariusz odmawia sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia, jeżeli:

1) w stosunku do spadku został już uprzednio sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia lub wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku;

2) w toku sporządzania protokołu dziedziczenia ujawnią się okoliczności wskazujące, że przy jego sporządzeniu nie były obecne wszystkie osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi, lub też osoby, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, albo istnieją lub istniały testamenty, które nie zostały otwarte lub ogłoszone;

3) w sprawie brak jurysdykcji krajowej (spadkodawca w chwili śmierci był cudzoziemcem lub, nie posiadając żadnego obywatelstwa, nie zamieszkiwał w Rzeczypospolitej Polskiej albo w skład spadku wchodzą prawa rzeczowe lub posiadanie nieruchomości położonej za granicą).

Akt poświadczenia dziedziczenia powinien zawierać:

1) dzień, miesiąc i rok oraz miejsce sporządzenia aktu;

2) imię, nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza, a jeżeli akt sporządziła osoba wyznaczona do zastępstwa notariusza lub upoważniona do dokonywania czynności notarialnych - nadto imię i nazwisko tej osoby;

3) imię i nazwisko spadkodawcy, imiona jego rodziców oraz jego numer PESEL;

4) datę i miejsce zgonu albo znalezienia zwłok spadkodawcy oraz jego miejsce zwykłego pobytu w chwili śmierci;

5) wskazanie spadkobierców, którym spadek przypadł - imiona, nazwiska i imiona rodziców oraz datę i miejsce urodzenia osób fizycznych, a w przypadku osób prawnych - nazw i siedzibę;

6) tytuł powołania do spadku i wysokość udziałów w spadku, a w razie dziedziczenia testamentowego - określenie formy testamentu;

7) wskazanie spadkobierców dziedziczących gospodarstwo rolne podlegające dziedziczeniu z ustawy oraz ich udziały w nim;

8) wskazanie osób, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, oraz przedmiotów tych zapisów, chyba że osoby te nie chcą lub nie mogą być zapisobiercami albo zapisy windykacyjne okazały się bezskuteczne;

9) powołanie protokołu otwarcia i ogłoszenia testamentu;

10) podpis notariusza;

11) adnotację o dokonaniu rejestracji w rejestrze spadkowym.

Na protokole dziedziczenia zamieszcza się adnotację o sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia.

Notariusz niezwłocznie po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia dokonuje jego wpisu do Rejestru Spadkowego. Zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia ma skutki prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku.